الوقت هو المال. قولٌ سائد بين رجال الأعمال و لكنه ينطبق بصورة كبيرة على مجال العمل في عيادات طب الأسنان. كل واحد منّا ينطلق إلى العيادة متوقعاً عدد من المرضى كافي لملء وقت العمل; و لكن هذا لايحدث دائماً. كثيراً ما نقابل الالغاءات المفاجأة و عدم الظهور.

– يجب أن يكون لدي الطبيب نسخة من جدول المواعيد في غرفة الكشف لرؤية الأوقات الشاغرة و تحديد أنسب المرضى و أنسب الإجراءات لملئها. على سبيل المثال يعرف الطبيب أن الكشف لن يتجاوز 30 دقيقة, فيمكن أن يضع مريض أخر للاستفادة من النصف ساعة المتبقية و بعض الحالات تحتاج إلى ساعة كاملة فلا يتعرض لضغط انتظار المرضى بالخارج.

-لإشعار المرضى بأهمية مواعيدهم في العيادة يجب أن يتم تأكيد المواعيد قبلها ب 24 ساعة و في نفس اليوم صباحا.

-في ظل التنافس الشديد بعض المرضى سوف يفضلون عيادتك فقط من أجل دقة المواعيد.

– من المهم أن يكون هناك عدد من المرضى متوفر للظهور في أقرب فرصة عند التنبيه بمكالمة هاتفية. هذه النوعية من المرضى هم القريبين جداً من مكان العيادة و بظروف عمل و التزامات ملائمة تسمح بذلك. قد يكون هؤلاء بعض الأقارب أو المرضى الذين يتم علاجهم بدون مقابل.

-عيادة الأسنان هي نتاج جهد فريق العمل. دور موظفة الاستقبال مهم جداً في كفاءة تحديد المواعيد. تأكيد المواعيد قبلها ب 24 ساعة من الأهمية بما كان, حيث يسمح بفرصة لإعادة تحديد المواعيد للمرضى و يعطي فرصة لملء الأوقات الفارغة بمرضى أخرين.

– عدم وجود نظام كلياً, ذلك سوف يكون كارثياً للعمل و للحالة العامة للطبيب.

– وضع الكثير من المواعيد أكثر من الطاقة الاستيعابية للعيادة, يزيد من الانتظار و عدم التزام و قلة رضا المرضى عن الخدمة المقدمة.